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Comité Finance et comptabilité de l’AILBD

Le Comité ‘’Finance et comptabilité’’ de l’AILBD s’est réuni le vendredi à partir de 16 heures pour discuter des actions à mener pour mettre en place le cadre financier et comptable de l’amicale.

Ont participé à la rencontre :

-Monsieur Dominique Sagna, Président de séance ;

-Monsieur Ousseynou Mbaye ;

-Monsieur Mamady Touré ;

-Monsieur Cheikh Ndongo Nguirane ;

-Monsieur Ousmane Bâ ;

-Monsieur Ibrahima Sar, Président de l’AILBD.

Les discussions ont porté essentiellement sur la démarche permettant d’avoir un cadre financier adapté à l’AILBD, de définir les types de document ou manuel à élaborer, d’identifier les règles financières et comptables, et les états comptables et financiers à produire.

Auparavant, les participants ont défini la vision qui sera suivie en matière financière :

-les participants à la réunion ont unanimes accepté sur le fait que l’AILBD doit se fixer des objectifs réalistes mais aussi ambitieux en matière de mobilisation de ressources ;

-le Comité a aussi rappelé le principe sacro-saint de l’AILBD qui vise à garantir à ses membres un niveau de vie décent ;

-le souci de rigueur dans la gestion des deniers, biens et actifs de l’AILBD a été un point important soulevé par le Comité. Cela signifie que toutes les lois, règlements, codes déontologique ou de bonne conduite, ainsi que les principes édictés par le pays pour les associations seront respectés dans leur plénitude ;

Concernant la démarche en matière financière, il a été retenu que la procédure de détermination des allocations budgétaires comprendra deux phases principales :

1-La phase de concertation au sein des commissions spécialisées, lesquelles seront chargés d’élaborer leur projet de budget sectoriel dans leur domaine d’activités. Concrètement, chaque commission élaborera un programme d’activités qui sera décliné en projet de budget classé par rubrique de dépenses (nature de dépenses ou charges, coûts unitaires, quantités et montant par ligne de dépenses) ;

2-Les budgets sectoriels, accompagnés des programmes d’activités élaborés par les commissions spécialisées seront centralisées par le Comité ‘’Finance et comptabilité’’ pour arrêter le budget général de l’année en ressources et dépenses.

 

La forme type du projet de budget comportera :

-en charges : la liste des programmes sectoriels, la liste des projets à réaliser, les dépenses d’accompagnement ou charges courantes, etc.. y compris les charges fiscales ou sociales liées à l’activité de l’AILBD ;

-en ressources : les différentes catégories de ressources présentées en prévision : cotisations des membres, subventions, dons, ainsi que tous autres types de ressources prévues aux statuts de l’AILBD. Il faut rappeler que les associations peuvent bénéficier de ressources en nature : par exemple, mise à disposition d’un local de réunion, ou d’immeubles nécessaires à l’accomplissement des buts poursuivis.

Le Comité a proposé l’élaboration d’un Manuel de procédures pour faciliter la gestion financière et comptable de l’AILBD, en se fondant sur les standards applicables au plan national.

Pour l’organisation de la fonction comptable, les catégories de documents qui seront tenues porteront sur :

-la comptabilité générale ;

– la comptabilité des deniers (ou suivi de la trésorerie) ;

-la comptabilité matière (suivi des biens physiques : matériels, stocks de biens, etc..) :  La connaissance de la quantité d’un article en stock est utile notamment pour les opérations d’approvisionnement et d’inventaire physique ;

-la tenue d’une comptabilité budgétaire permettant d‘avoir à tout moment la situation d’exécution du budget autorité par l’Assemblée générale.

L’année financière commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre de la même année. Le budget adopté pour l’année pourra être modifié par collectif budgétaire, pour tenir compte des changements dans les conditions économiques, financières ou sociales intervenus en cours d’année, ou pour intégrer de nouvelles ressources ou charges qui se sont présentées après l’adoption du budget initial.

Le Manuel des procédures définira les procédures d’exécution en ressources et dépenses : une procédure normale, une procédure exceptionnelle applicable à certaines catégories d’opération, et une procédure dérogatoire du droit commun (mise en place de régies pour collecter des ressources, et effectuer des menues dépenses). Il définira les phases d’exécution des opérations, ainsi que les membres qui auront la responsabilité de ces opérations en précisant leurs responsabilités respectives.

Le cadre financier et comptable sera placé sous la responsabilité d’un responsable financier et d’u responsable comptable qui seront nommés en Assemblée générale. Les actes de nomination y afférents seront transmis à l’autorité administrative de l’Etat, en raison de la spécificité des responsables financière et comptable au sein de l’AILBD. Le rôle d’ordonnateur des dépenses liées aux activités sera assuré aux présidents des commissions spécialisées.

L’ensemble du dispositif financier et comptable de l’AILBD sera placé sous la responsabilité du Président de l’Amicale, qui est tenu de présenter chaque année un rapport financier et comptable à adopter en AG. Cette adoption équivaudra à une délivrance d’un quitus pour décharge.

A l’issue des échanges, le Comité retient que ces propositions seront soumises à l’AG, en communiquant tous les types de documents qui seront utilisés pour la gestion financière et comptable de l’AILBD.

La séance a été levée à 17 h 30